Cara Mengatur Itinerary Gathering Agar Tidak Molor & Membosankan

Menjadi panitia acara Gathering atau Outing kantor bukanlah tugas yang mudah. Beban berat ada di pundak Anda. Jika acara sukses, semua senang. Namun, jika acara berantakan, jadwal molor, dan peserta merasa bosan, panitia lah yang akan menjadi sasaran komplain.

Salah satu penyebab utama kegagalan acara adalah penyusunan itinerary (rundown) yang tidak realistis.

Jangan sampai niat hati ingin bersenang-senang malah berubah menjadi stres. Ratu Kreasi Indonesia berbagi 5 rahasia menyusun jadwal gathering di Lembang agar berjalan mulus, tepat waktu, dan anti-membosankan.

1. Perhitungkan “Jam Karet” Indonesia

Kesalahan pemula yang paling fatal adalah membuat jadwal yang terlalu ketat tanpa jeda.

Misalnya, Anda menulis jadwal kumpul pukul 07.00 WIB dan berangkat pukul 07.15 WIB. Faktanya, mengumpulkan puluhan orang membutuhkan waktu lama. Selalu ada peserta yang terlambat datang atau ke toilet mendadak.

Solusinya, berikan buffer time (waktu cadangan) minimal 30 menit di setiap perpindahan sesi. Jika di rundown tertulis acara mulai jam 08.00, informasikan kepada peserta bahwa acara mulai jam 07.30.

2. Pahami Medan & Kemacetan Lembang

Waktu tempuh di Google Maps seringkali tidak akurat saat weekend di kawasan wisata seperti Lembang. Jarak yang dekat bisa ditempuh berjam-jam jika macet.

Oleh karena itu, hindari membuat itinerary dengan lokasi yang berpindah-pindah terlalu jauh. Sebaiknya, pusatkan kegiatan dalam satu area terpadu.

Contohnya di Cikole: Anda bisa melakukan Offroad, Makan Siang, hingga Paintball di satu kawasan hutan yang sama tanpa perlu keluar ke jalan raya lagi. Ini akan menghemat waktu perjalanan secara signifikan.

3. Rumus “Naik-Turun” Emosi Peserta

Agar tidak membosankan, susunan acara harus memiliki ritme emosi, layaknya sebuah lagu. Jangan berikan aktivitas fisik (High Impact) secara berturut-turut karena peserta akan kelelahan (draining).

Gunakan rumus seling:

Pagi (Energi Tinggi): Mulai dengan Offroad atau Paintball saat udara masih segar.
Siang (Relaksasi): Makan siang santai dengan menu Liwet, diselingi istirahat sholat.
Sore (Fun & Bonding): Tutup dengan Fun Games ringan yang memancing tawa, bukan keringat berlebih.

4. Siapkan “Plan B” (Rencana Cadangan)

Cuaca di Lembang tidak bisa ditebak. Panas terik bisa berubah menjadi hujan deras dalam hitungan menit.

Panitia yang baik selalu memiliki Plan B. Jika hujan turun, jangan biarkan peserta bengong (gabut) menunggu hujan reda. Siapkan aktivitas indoor atau semi-outdoor seperti kuis berhadiah, sesi sharing, atau permainan kartu yang bisa dilakukan di tenda/aula.

5. Gunakan Jasa Vendor Lokal yang Berpengalaman

Mengurus transportasi, tiket, konsumsi, dan peralatan sendirian sangatlah melelahkan. Risiko human error sangat besar.

Cara paling cerdas adalah menyerahkan teknis lapangan kepada vendor lokal seperti Ratu Kreasi Indonesia. Kami yang akan menjadi “Time Keeper” (penjaga waktu) Anda. Tim kami akan mengingatkan peserta dengan sopan namun tegas kapan harus makan, kapan harus naik mobil, dan kapan harus berkumpul. Anda sebagai panitia tinggal duduk manis dan ikut menikmati acara.