“Apakah satu hari saja cukup, atau kita harus menginap?”
Pertanyaan ini hampir selalu muncul dalam rapat pertama panitia Gathering kantor. Memang, menentukan durasi acara adalah keputusan yang sulit. Jika terlalu singkat, acara terasa terburu-buru dan tujuan bonding tidak tercapai. Sebaliknya, jika terlalu lama, peserta bisa merasa jenuh dan perusahaan harus mengeluarkan anggaran yang bengkak.
Agar Anda tidak salah langkah, Ratu Kreasi Indonesia telah menyusun panduan praktis untuk menentukan durasi ideal Corporate Gathering berdasarkan tujuan dan skala perusahaan Anda.
1. Opsi Satu Hari (One Day Trip) – Sangat Efisien
Pertama, opsi One Day Trip (Pergi Pagi, Pulang Sore) adalah pilihan paling populer bagi perusahaan yang memiliki anggaran ketat atau tidak bisa meninggalkan jam operasional terlalu lama.
Biasanya, kami menyusun itinerary yang sangat padat namun tetap menyenangkan. Misalnya, rombongan tiba di Lembang pukul 09.00 pagi, langsung bermain Fun Games, lanjut Offroad siang hari, dan ditutup dengan makan sore sebelum kembali ke Jakarta atau Bandung.
-
Kelebihan: Sangat hemat biaya (tanpa biaya penginapan), praktis, dan tidak memakan waktu akhir pekan karyawan terlalu banyak.
-
Kekurangan: Peserta bisa merasa kelelahan di perjalanan, dan waktu untuk deep talk (obrolan mendalam) sangat terbatas.
2. Opsi 2 Hari 1 Malam (2D1N) – Sangat Direkomendasikan
Selanjutnya, format 2 Hari 1 Malam adalah durasi yang paling kami rekomendasikan (Sweet Spot) untuk semua jenis perusahaan. Durasi ini memberikan keseimbangan sempurna antara aktivitas fisik dan waktu relaksasi.
Pada hari pertama, peserta bisa menghabiskan energi untuk kegiatan Outbound, Rafting, atau Paintball. Kemudian, malam harinya menjadi momen emas untuk Gala Dinner, pembagian doorprize, atau mengobrol santai mengelilingi api unggun (Campfire Sharing). Keesokan harinya, peserta bangun dengan segar, sarapan bersama, dan bersiap pulang tanpa terburu-buru.
-
Kelebihan: Ikatan emosional antar karyawan terbentuk maksimal pada malam hari, dan ritme acara tidak melelahkan.
-
Kekurangan: Membutuhkan anggaran yang lebih besar untuk akomodasi (Hotel/Villa/Glamping) dan tambahan biaya konsumsi.
3. Opsi 3 Hari 2 Malam (3D2N) – Khusus Skala Besar
Terakhir, opsi 3 Hari 2 Malam umumnya hanya dipilih oleh perusahaan berskala besar yang ingin menggabungkan liburan dengan Rapat Kerja Nasional (Rakernas) atau Awarding Night (Malam Penghargaan) tahunan.
Dengan waktu yang panjang ini, panitia memiliki kebebasan merancang berbagai variasi acara. Hari pertama bisa Anda fokuskan untuk sesi meeting formal di ruangan. Lalu, hari kedua sepenuhnya untuk rekreasi dan Team Building di alam terbuka.
-
Kelebihan: Agenda perusahaan (formal dan informal) dapat terselesaikan sekaligus tanpa mengorbankan salah satunya.
-
Kekurangan: Perencanaan logistik jauh lebih rumit, dan ada risiko peserta merasa bosan jika EO gagal menyajikan acara yang dinamis.
Temukan Durasi Terbaik untuk Tim Anda!
Kesimpulannya, tidak ada aturan baku mengenai durasi acara. Semuanya kembali pada tujuan utama dan dompet perusahaan Anda.
Jangan ragu untuk berdiskusi dengan konsultan Event Organizer dari Ratu Kreasi Indonesia. Kami siap membantu Anda menyusun itinerary yang efektif, berapapun waktu yang Anda miliki!
