Mengatur liburan keluarga inti mungkin terasa mudah. Namun, membawa rombongan kantor atau komunitas dengan jumlah lebih dari 100 peserta adalah cerita yang sangat berbeda.
Sering kali, panitia menghadapi mimpi buruk logistik: bus yang terlambat berangkat, peserta yang menghilang saat jam makan, hingga jadwal acara yang molor berjam-jam (ngaret).
Sebenarnya, Anda bisa menghindari kekacauan tersebut dengan perencanaan yang matang.
Ratu Kreasi Indonesia, sebagai operator wisata yang berpengalaman menangani ribuan peserta, membagikan rahasia sukses mengatur kerumunan besar agar acara tetap kondusif dan tepat waktu.
1. Tunjuk “Kapten” untuk Setiap Bus atau Kelompok Kecil
Pertama-tama, jangan mencoba mengendalikan 100 orang sekaligus sendirian. Sebaliknya, pecahlah rombongan besar menjadi kelompok-kelompok kecil (misalnya per divisi atau per bus).
Selanjutnya, tunjuk satu orang penanggung jawab (Leader/Captain) untuk setiap kelompok. Tugas mereka adalah memastikan seluruh anggotanya lengkap sebelum bus berangkat atau sebelum kegiatan dimulai. Dengan demikian, ketua panitia utama hanya perlu berkoordinasi dengan 5-10 orang kapten, bukan berteriak kepada 100 orang.
2. Buat “Buffer Time” dalam Itinerary
Seringnya, panitia membuat jadwal yang terlalu padat dan optimis. Padahal, pergerakan 100 orang pasti jauh lebih lambat daripada pergerakan 5 orang. Antrean toilet, waktu makan, dan proses naik-turun bus memakan waktu lama.
Oleh karena itu, tambahkan waktu cadangan (buffer time) sekitar 30-45 menit di setiap perpindahan lokasi. Misalnya, jika Google Maps memprediksi perjalanan 2 jam, maka tuliskan 3 jam dalam rundown. Jika rombongan tiba lebih cepat, Anda mendapat bonus waktu santai. Namun jika macet, acara Anda tidak akan berantakan.
3. Lakukan Briefing Teknis H-1 (Bukan Hari H)
Kesalahan fatal yang sering terjadi adalah menjelaskan aturan main saat peserta sudah berkumpul di lokasi. Akibatnya, suasana menjadi ribut dan banyak peserta tidak mendengarkan karena terlalu antusias atau sibuk berfoto.
Sebaiknya, lakukan Technical Meeting atau bagikan buku panduan digital (PDF) sehari sebelum keberangkatan. Pastikan peserta sudah memahami barang bawaan, titik kumpul, dan aturan keselamatan sejak dari rumah. Jadi, pada hari H, tim lapangan tinggal mengeksekusi rencana tanpa banyak drama.
4. Gunakan Kode Komunikasi Satu Arah
Dalam situasi ramai, grup WhatsApp yang berisi 100 orang sering kali menjadi “spam” yang membingungkan. Informasi penting dari panitia akan tenggelam oleh stiker atau obrolan santai peserta.
Sebagai solusinya, gunakan fitur “Broadcast Channel” atau kunci grup WhatsApp agar hanya admin yang bisa mengirim pesan (One-Way Communication). Dengan cara ini, peserta hanya menerima informasi krusial seperti “Kumpul di Lobi jam 07.00” atau “Bus 1 siap berangkat”.
5. Serahkan pada Tim Lapangan Profesional
Terakhir, jika Anda tidak ingin pusing mengurus logistik sendirian, maka libatkanlah Event Organizer (EO) yang berpengalaman.
Tim Ratu Kreasi Indonesia memiliki kru lapangan (field crew) yang terlatih menangani crowd control. Kami akan menempatkan tim di titik-titik krusial untuk mengarahkan peserta, mengatur parkir bus, hingga memastikan makanan tersaji tepat waktu. Anda sebagai panitia inti pun bisa ikut menikmati acara dengan tenang.
Jadikan Gathering Anda Sukses Besar!
Kesimpulannya, kunci keberhasilan membawa rombongan besar adalah delegasi tugas dan manajemen waktu yang realistis.
